Le Verifiche nelle PMI
3. CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE
Lo scopo precipuo del controllo della documentazione è
quello di verificare che i documenti giusti siano nelle mani
di coloro che li devono utilizzare.
Nella sua forma più semplice ciò richiede soltanto
un elenco dei documenti e delle persone che dovrebbero utilizzarli.
La verifica del funzionamento del sistema consisterebbe semplicemente
nell’accertarsi che ognuno disponga della documentazione
necessaria.
4. PROVE
I verificatori dovrebbero sempre ricercare prove obiettive
del funzionamento di un sistema senza produrre quantità
eccessive di documenti. Nelle organizzazioni di piccole dimensioni,
è pertanto spesso più facile controllare l’efficacia
delle procedure esaminandone i risultati.
5. RELAZIONI
L’obbligo di effettuare una dichiarazione pubblica proprio
del sistema EMAS non va visto come l’obbligo di realizzare
e stampare un prospetto patinato.
Esso è volto ad assicurare che le parti interessate
siano debitamente informate delle prestazioni dell’organizzazione.
Nel caso di organizzazioni di dimensioni ridotte, le principali
parti interessate di solito risiedono nei paraggi del sito
e l’organizzazione può dunque decidere di adempiere
all’obbligo fornendo informazioni fotocopiate o simili.
Il sistema EMAS non dovrebbe essere concepito come fonte di
inutili oneri per le piccole imprese.
6. AUDIT E ANALISI
Nella maggioranza delle piccole imprese sarà possibile
individuare qualche persona dell’organizzazione sufficientemente
autonoma da poter svolgere la funzione di audit.
In organizzazioni molto piccole (microimprese), tuttavia,
ciò può anche non essere possibile.
Al fine di evitare di ricorrere a un’impresa esterna
per l’effettuazione dell’audit, il verificatore
può accettare alcune alternative:
• audit effettuati dalle camere di commercio, dalle
associazioni di categoria del commercio e dell’artigianato,
dalle organizzazioni locali delle PMI a livello locale o da
altre simili;
• partenariato tra due o più microimprese in unico
sito al fine di condividere risorse ed esperienza pratica
nello svolgimento degli audit;
• abbinamento di audit e analisi della gestione (ambientale)
al fine di risparmiare tempo e risorse.
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